Privacy en beveiligingsbeleid voor klantgegevens
Als uitbater van een kleinschalig logies ontvangen wij heel wat mensen, elk met hun eigen identiteit. Het is belangrijk dat die identiteit beschermd wordt. Elkeen heeft recht op zijn privacy en het is belangrijk dat u weet dat de persoonlijke gegevens die wij van onze gasten ontvangen met de nodige omzichtigheid worden behandeld.
Verderop kan u lezen welke gegevens wij van onze gasten vragen/verkrijgen en waarom wij die nodig hebben. U verneemt ook wat wij met uw gegevens doen, hoe die opgeslagen worden en hoe lang wij die bijhouden.
Informatie die wij verkrijgen wordt NIET gedeeld met derden met uitzondering van wat door de Belgische Wetgeving opgelegd wordt.
Welke persoonlijke gegevens verzamelt Villa Emma?
U komt op Villa Emma logeren en wordt dus onze “klant”. Dat betekent dat wij u op een aantal momenten een aantal gegevens nodig hebben:
- contactgegevens (bijvoorbeeld achternaam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail),
- persoonlijke gegevens (bijvoorbeeld geboortedatum, nationaliteit),
- informatie met betrekking tot uw kinderen als die bij ons logeren (bijvoorbeeld voornaam, geboortedatum),
- uw aankomst- en vertrekdata/tijden
- uw voorkeuren en interesses (bijvoorbeeld of u opgesplitste bedden wenst, of u fietsen wenst)
- uw vragen/opmerkingen/bevindingen tijdens of na een verblijf bij ons.
De informatie met betrekking tot personen onder 18 jaar blijft beperkt tot de naam, geboorteplaats en –datum. Deze gegevens kunnen ons alleen worden verstrekt door een volwassene.
Wij verzamelen geen gevoelige informatie, zoals gegevens over ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksuele geaardheid. Onze website plaatst geen cookies.
Wanneer worden uw persoonlijke gegevens verzameld?
Op verschillende ogenblikken kunnen persoonlijke gegevens worden gevraagd/verkregen:
- als u informatie vraagt via het contactformulier op onze website,
- als u een reservatie plaatst via onze website,
- als u een reservatie plaatst via de website van derden (voorbeeld booking.com, bedandbreakfast.eu),
- als u informatie vraagt en/of een reservatie plaatst via een telefonisch of schriftelijk contact,
- als u voor een verblijf incheckt
Als u een reservering voor een verblijf op Villa Emma maakt op een website van een derde worden er bepaalde gegevens die u aan hen doorgeeft naar ons gestuurd. Die zakenpartner kan ook bepaalde gegevens ontvangen die gerelateerd zijn aan de reservering, voor hun interne doeleinden (zoals statistieken) en, op uw verzoek, voor het beheer van een loyaliteitsprogramma of marketing.
Als u een reservering maakt op de website van een van onze zakenpartners, neem dan de tijd om hun privacyvoorwaarden te lezen om te begrijpen hoe deze zakenpartners uw gegevens verwerken.
Met welke doeleinden worden uw persoonlijke gegevens verzameld?
Uw persoonlijke gegevens worden door ons gebruikt teneinde:
- te kunnen voldoen aan onze verplichtingen tegenover uzelf,
- de kamerreservaties te kunnen beheren,
- onze diensten te kunnen optimaliseren en zoveel mogelijk te kunnen inspelen op uw wensen en behoeftes,
- u na uw vertrek een eerste nieuwsbrief toe te sturen met informatie over Villa Emma. U kan zich hier meteen op uitschrijven indien u dat wenst,
- te kunnen voldoen aan de Belgische Wetgeving
Wat met het bewaren van uw persoonlijke gegevens?
Wij doen al het mogelijke om uw gegevens veilig te bewaren in de periode dat we die gebruiken. Van zodra dit kan worden uw gegevens dan ook verwijderd.
- We gaan ervan uit dat indien een informatievraag niet binnen 1 jaar geleid heeft tot een effectieve reservatie, deze gegevens niet meer relevant zijn en dus kunnen gewist worden.
- De Belgische wet van 1 maart 2007 en het Koninklijk Besluit van 27 april 2007 verplicht ons de bij inchecken ingevulde gastenfiches gedurende 7 jaar te bewaren.
- De Belgische wet verplicht ons alle boekhoudkundige en fiscale documenten (inclusief dus de daarop vermelde persoonlijke gegevens) gedurende 7 jaar te bewaren.
- Gelet op de relevantie worden alle persoonlijke gegevens die bij reservatie meegegeven worden ook 7 jaar bewaard.
U heeft toegang tot uw persoonlijke gegevens.
U kan ons ten allen tijde vragen welke persoonlijke gegevens wij van u in bezit hebben en u kan die – voor zover de Belgische wetgeving dit ons toelaat – aanpassen of laten verwijderen.
Het is mogelijk dat aan deze tekst in de loop der tijd wijzigingen en/of aanpassingen worden gedaan. Gelieve dan ook regelmatig poolshoogte te nemen, vooral bij het plaatsen van een nieuwe reservatie.
Gent, 27 april 2018
Georges Billemont
Villa Emma B&B
Waterdreef 13
9040 Gent
georges.billemont@villa-emma.be